四種讓團隊快速取得共識的方法

當Scrum Masters,敏捷教練 (Agile Coaches),Product Owners,或者其它角色的人,在會議中協助會議進行時,經常會需要幫助團隊達成共識。有可能是Product Owner想讓一群利益相關者對一個重要目標達成共識。或者也可能是Scrum Master在retrosepctive會議結束之前,想要團隊成員來決定那一個可以改善的部分是可以做到的。

我想來分享在這些或類似的情況下,可以使用的四個建立共識的技巧。你也許對其中有一些很熟悉,但可能並不是全部。我會在描述每一種技巧之後,提供一些基本的方向來選擇在什麼情況下用那一種比較適合。

 

共識建立方法之一:點點投票 (Dot Voting)

當一個團隊想要從一個大的列表中選擇多個選項時,點點投票是一種蠻有用的方法。我最近在以下的情況中使用過點點投票:

  1. 作為團隊的一名成員,在retrospective會議結束前決定要改進的事項
  2. 和我的家人在即將到來的假期中,選擇要做那些有趣的事
  3. 作為公司決策團隊,確定組織在下一季的首要任務

點點投票的實際做法

在點點投票中,每個人都有一些票 (就是點點)。通常每個人都會獲得多於一票,但是少於所有選項的總數。你也可以只給每個人一票,但是這個就跟讓大家舉手投票是一樣的。

通常所有參與者都有相同的票數,這當然是最公平的。你當然也可以給其中某一個人更多的票,不過我從來沒有這樣做過,因為這可能讓其他人感到非常的不公平。 在所有可能的選項列表產生出來之後 (通常是經過大家的集思廣益 Brainstorming),每個人將他們的點點放在他們喜歡的項目旁邊。 點點可以用彩色的黑板筆或者文具店有賣小點點的貼紙。

在點點投票中,允許每個人在自己所喜好的選項旁邊放置許多個點。例如在我們家的度假計劃當中,我真的想在船上度過一天,所以我把我所有的點通通都投在那上面。我妻子給它投了一票,把另外四個點放在其他兩個項目上。

等看別人投票

在點點投票中,有些人可能會猶豫不決,因為他們想看看別人投的票。也許我的妻子想和我一樣去開船。但在她看到我的五個點之後,她將其中的四個點放在別處,因為她相信六票就足夠了。
一般來說,不要擔心這一點。對於每個停下來看看提前投票數的人來說,會有其他人立即投票,希望他們的票會影響他人。 或者,如果你真的擔心的話,可以讓每個人在私底下投票,然後再交給你來計票。

選擇獲勝者

當團隊想要選擇多個選項時,點點投票是最常使用,達成共識就意味著找出來一組獲勝的選項。 沒有標準的做法可以達到這一點。
在投票之前你可以說,我們將選擇三個最高票數的項目。當你知道有幾個項目要選出來的時候,這是一個好的方法。或者你可以在投完票後再來選,這通常會更好,因為如果你先說出要選幾個,在獲勝和失敗的選項當中,會有一段很大的差別。

什麼時候使用點點投票?

當選擇多個行動方案時,點點投票是一種很好的方法。同時它也反映出對於共識的強度。舉例來說,如果兩個項目以三票獲勝,但其他八個選項各有一票,則表明共識相當弱。這是可能需要進行更多的討論,無論是在投票的會議上來討論或者在之後的定期會議中。

 

共識建立方法之二:羅馬投票 (Roman Voting)

羅馬投票的名字取自羅馬皇帝的手勢,拇指向上或向下代表著競技場上的戰士是否會活著或死亡。
在敏捷組織中的團隊一般使用羅馬投票來做一個是或者不是的決定。在討論了可能的決定的優點之後,讓每位參與者投票。拇指向上代表支持,拇指向下代表反對。
譬如團隊想一起去午餐,有人建議”我們去隔壁的漢堡店。”大家投票,三個人拇指向上支持,兩個人拇指向下反對,另外一個人拇指伸平。

小心拇指伸平

要注意拇指伸平。以上面午餐為例子,拇指伸平可能代表那個人不在乎:要去哪邊吃也可以,我沒有強烈的偏好。這個例子是可以的,但是有時候不是這樣。
例如,假設團隊正在會議討論是否僱用剛接受大家面試的新成員。 這個時候有一個人把他的拇指伸平。

那是什麼意思? 我們不能僱用半個人。 像這樣的決定應該是二元化的。 我們要么僱用,要么我們不僱用。
我分享這個例子,是因為它曾經發生在我身上很多次。 團隊成員會拇指伸平然後說 “這個候選人很好,但我們可能可以找到一位更好的資料庫管理員(DBA)。”
呃,當然。 我們從未打算僱用世界上最強的DBA。 我們只是想要一位優秀的DBA,同時能夠跟團隊一起工作。 我真正需要知道的是,這個候選人是不是那個人。

什麼時候使用羅馬投票?

當團隊需要選擇一個選項的時候,羅馬投票是一個好的方法。比如,我們要不要用某一個架構或者科技方案,或者我們應不應該僱用這個人,或者我們是不是要改成三週的Sprint。

 

共識建立方法之三:五指拳投票 (Fists of Five)

我第一次接觸到五指拳投票是經由 Jean Tabaka (Collaboration Explained 這本書的作者) 當會議協調人 (facilitator) 想要衡量大家的意見時,這種方法很有用。例如,我可能想去隔壁的漢堡餐廳,你可能沒問題,但是另一位團隊成員可能討厭那個地方。五指拳投票比起羅馬投票等方式更加細緻入微。

五指代表什麼意思

在五指拳投票中,每個團隊成員秀出他或她的手指頭數量來代表他對這個決定的支持度。不同數量的手指頭可以有不同的意思,但我最喜歡的是:

  • 五根手指頭:這個主意太好了。為什麼我沒有早點想到呢。
  • 四根手指頭:這是一個好主意,我全力支持。
  • 三根手指頭:我中立。這個想法沒問題。也許還會有一個更好的主意。但也許沒有。
  • 兩根手指頭:我不喜歡這個主意。我寧願選擇別的。
  • 一根手指頭:這個決定會對我們的專案有威脅。我們需要尋求替代方案。

在開始之前先同意我們要怎麼同意

在開始進行第一次五指拳投票之前,團隊成員應該討論一下要同意到什麼程度,才能夠下決定 。例如,一個討論架構的投票可能會比星期五Planning會議要去哪家餐廳需要有更高的共識。
讓我們看看幾個共識的例子。

一個團隊可能想要所有決定都必須至少所有人都秀出三根手指頭。這是一種非常強烈的共識要求。這意味著沒有人可以認為我不喜歡這個主意。我不是說你不應該在某些情況下來追求這種高程度的共識,但這是一個非常強烈的共識,這代表它可能需要更長的時間才能讓大家同意。

另外一個做法是,如果秀出四指和五指比起一指和兩指的人還要多。那麼這個決定就可以了。這是一個比較溫和的共識程度,並且更容易達到。但是如果這個比較溫和的投票決定沒有產生完美的結果,那麼可能會對這個溫和的投票方式有所懷疑。

最後,如果一個團隊說只要沒有任何人秀出一根手指頭我們就決定去做。這個共識實質上是給予了每個人否決的權力。以我之前的例子,有時候這是合適的。例如允許否決權可能有助於決定星期五團隊要去哪裡午餐。除了瑪麗之外,每個人都想去吃牛排。但瑪麗舉起一根手指頭,因為她是素食而要去的牛排店只供應牛肉。
按照上面一根手指頭的定義,瑪麗的一根手指頭並不代表這是一個會對我們的專案有威脅的決定。但是選擇某一位團隊成員沒有可以吃什麼東西的地方吃飯,是粗魯的,而且通常是一個很糟糕的決定。

請記住,您可以針對不同的決定來使用不同程度的共識。 但在進行表決之前,請簡要討論一下不同程度的共識對於即將做出的決定所代表的意思。

秀出你的手指頭

一旦參與者就所達成的共識程度清楚一致,參與者將討論該問題,並在準備好時進行投票。數123之後,每個參與者同時舉起一到五個手指頭。(如果是舉一根手指,可別舉中間那一指!)
看結果怎麼樣,如果達成共識,您就完成了。 如果沒有,參與者再次討論並再次投票。 參與者可以在必要時降低所尋求的共識程度。

什麼時候使用五指拳投票

五指拳投票適用於衡量大家的意見和投票做出決定這2點上面。 與羅馬投票一樣,它適用於決定一個結果的情況下,而不是在決定多個選項時來使用。

 

共識建立方法之四:1-2-4-全部 (1-2-4-All)

1-2-4-全部的方法比較像是一種建立共識的技巧,而不是投票的方法。 實際上這種方法可能經常配合使用其他三種投票的方法來做最後的決定。

1-2-4-全部的名字來自於一連串討論的人數。 首先每個人自己花幾分鐘時間(2-5分鐘通常已經足夠),來對於要討論的事情寫出自己的想法。

配對再配對

然後兩兩配對。 每個人分享他們自己的意見,然後雙方試圖達成協議。如何兩兩配對完全取決於你。您可以決定誰跟誰,或者就讓每個人自己找旁邊的那一位。
如果有奇數的配對,會議協調人可以參與討論。或者會議協調人可以從聽眾的角度來幫助另一個人準備某個論點。

兩兩配對的討論,通常給5-10分鐘。雖然這可能因決策的重要性而時間有所不同,但我建議不要超過15分鐘。
在所有兩兩配對協議達成一致或時間到了,接下來是四個人一組。 這是方法名稱中的“4”。 你很可能這時候有不同大小的配對。 這個沒關係。 這些四個人一組有10到15分鐘的時間來試圖達成共識。

在所有四個人一組協議達成一致或時間到了,將所有的人合併起來。 對於敏捷團隊來說,這通常是指整個團隊所有人。 如果不是的話,請允許逐漸變大的群組進行交談,直到所有人通通在一起。

當所有人在一起,鼓勵大家達成協議。 有時候並不一定會產生最終的共識,但1-2-4的討論過程會幫助整個團隊群組的討論更容易。 如果合適的話,可以使用點點投票,羅馬投票,或五指拳投票來做出最後的決定。

什麼時候使用1-2-4-全部

1-2-4-全部,這個方法適用於在決定重要決策還有團隊基本上沒共識的時候。由小到大的群組討論可以確保每個人的想法都有機會被聽到,同時也包括每個人在一開始有自己思考的時間。

 

選擇獲得共識的方法

以上所描述的每種方法都有其優點和缺點。一位好的敏捷會議協調人會在不同的時間來使用它們。 沒有任何一種方法是適合在所有不同決策和團隊上面。

  • 如果要從很多個選項當中來找出幾個選擇:您可以使用點點投票。
  • 如果決定是很重要的,並且要讓每個人都能深入了解討論,然後對於決定能夠支持的話。可以使用1-2-4-全部這個方法,然後在最後採用三種投票方法中的一種來獲得共識。
  • 如果是一個單一決定,並且簡單的是或者不是就足夠了,可以使用羅馬投票。
  • 如果是一個單一決定,並且需要更細緻的共識,可以使用五指拳投票。

為了幫助選擇正確的方法,您可以參考下面的決策圖。根據問題的重要性,不同意見的強度和其他因素,最後如何使用還是需要您自己的判斷。

投票決策圖

 

敏捷團隊應該選擇最適合決定的共識方法。

 

你的團隊如何獲得共識?

即使是高效能的敏捷團隊有時也會難以建立共識。 這4種方法可以幫助領導者達到並且評估團隊成員之間的協議是否一致。
你什麼時候使用這些方法? 您有用其他方法來獲得或衡量共識嗎? 請在下面分享您的想法。

 

Mike Cohn

關於作者

Mike Cohn 擅長於幫助公司導入和改善敏捷的流程和技巧,進而建立極高效能的團隊。
他的著作包括 User Stories Applied: for Agile Software Development,Agile Estimating and Planning,Succeeding with Agile,以及 Better User Stories 的視頻課程。
Mike是敏捷聯盟 (Agile Alliance) 和Scrum聯盟 (Scrum Alliance) 的創始成員,您可以通過hello@mountaingoatsoftware.com 與他聯繫。

 

原文連結 https://www.mountaingoatsoftware.com/blog/four-quick-ways-to-gain-or-assess-team-consensus 繁體中文翻譯經過原作者Mike Cohn同意。

翻譯者: 安竹林

Leave a Comment